Reporte de retenciones en Excel: 1%, 1,75%, 2%, 2,75%, 8%
El reporte de retenciones en Excel es uno de los soportes más usados en cierres mensuales. Cada vez que actúas como agente de retención, el comprobante de retención que emites debe cuadrar contra el formulario 103, contra el ATS y contra el comprobante físico que entregaste al proveedor. Tres lados que tienen que dar el mismo número, y al final del mes esos números viven en un Excel.
En esta guía vemos cómo estructurar el reporte de retenciones por porcentaje (1%, 1,75%, 2%, 2,75%, 8% y los demás vigentes), qué columnas necesita el Excel para alimentar el formulario 103, cómo calcular los totales por código de retención y los errores que más se repiten al momento de declarar. La idea es que termines el mes con un solo Excel del que sacas el 103 y el ATS sin volver a procesar nada.
Qué retenciones se reportan
En Ecuador existen dos grandes familias de retenciones que el agente debe reportar:
- Retenciones en la fuente del impuesto a la renta (alimentan el formulario 103).
- Retenciones de IVA (alimentan tanto el formulario 103 como el 104).
Cada retención tiene un código de concepto y un porcentaje asociado. El SRI publica el catálogo oficial con todos los códigos vigentes, que se actualiza cuando hay reformas. Los porcentajes más usuales de retención en la fuente son:
| Porcentaje | Concepto típico |
|---|---|
| 1% | Transferencia de bienes muebles de naturaleza corporal |
| 1,75% | Servicios entre sociedades |
| 2% | Servicios prestados por personas naturales |
| 2,75% | Otros servicios y arriendos a personas naturales |
| 8% | Honorarios y comisiones a personas naturales |
| 10% | Honorarios profesionales |
| 22% | Algunos pagos al exterior según convenio |
Para retenciones de IVA los porcentajes habituales son 10%, 20%, 30%, 70% y 100% según el tipo de bien o servicio y la condición del proveedor.
📌 El porcentaje de retención que aplicas no depende de tu criterio: depende de la norma vigente según el tipo de proveedor (persona natural o sociedad), tipo de operación (bien o servicio) y categoría especial (RIMPE, contribuyente especial, etc.). Aplicar mal el porcentaje genera diferencia con el ATS.
Estructura del Excel de retenciones
Una sola hoja con columnas bien definidas resuelve el 100% del flujo. Estas son las columnas mínimas:
| Columna | Tipo | Notas |
|---|---|---|
| Fecha emisión | Fecha | Del comprobante de retención |
| Número autorización | Texto | 37 o 49 dígitos del SRI |
| Número comprobante | Texto | Por establecimiento y secuencial |
| RUC proveedor | Texto | 13 dígitos |
| Razón social | Texto | Nombre del proveedor |
| Tipo proveedor | Texto | Persona natural / Sociedad / RIMPE |
| Factura asociada | Texto | Autorización de la factura que se está reteniendo |
| Base imponible | Número | Monto antes de retención |
| Código retención IR | Texto | Código del catálogo SRI |
| Porcentaje IR | Número | 1, 1,75, 2, 2,75, 8, etc. |
| Valor retención IR | Número | Base × Porcentaje |
| Código retención IVA | Texto | Código del catálogo SRI |
| Porcentaje IVA | Número | 10, 20, 30, 70, 100 |
| Valor retención IVA | Número | IVA × Porcentaje |
| Total retenido | Número | Suma de retenciones IR + IVA |
| Estado | Texto | Autorizado / Anulado |
Fórmulas clave por porcentaje
Total retenido por porcentaje de IR
En una hoja de Resumen, calculas el total retenido por cada porcentaje con SUMIFS:
=SUMIFS(Retenciones!K:K, Retenciones!J:J, 1, Retenciones!P:P, "Autorizado")
Donde K:K es Valor retención IR, J:J es Porcentaje IR y P:P es Estado. Repites la fórmula para 1,75, 2, 2,75 y 8.
Total retenido por código de retención
Si el formulario 103 te pide totales por código en lugar de por porcentaje, usas el mismo SUMIFS pero filtrando por código:
=SUMIFS(Retenciones!K:K, Retenciones!I:I, "303", Retenciones!P:P, "Autorizado")
Donde I:I es la columna de código y "303" es el código del catálogo SRI para servicios entre sociedades.
Validación cruzada con base imponible
Una fórmula adicional verifica que el valor de retención corresponda al porcentaje declarado:
=SI(REDONDEAR(Base * Porcentaje/100, 2) <> Valor_retencion, "Revisar", "OK")
Si la diferencia es mayor a 0,01 USD, marca para revisión manual. Atrapa errores de digitación frecuentes.
Plantilla del Resumen
El Resumen consolida todo lo que necesitas declarar:
| Porcentaje IR | Base imponible | Valor retenido |
|---|---|---|
| 1% | 80.000 | 800 |
| 1,75% | 120.000 | 2.100 |
| 2% | 45.000 | 900 |
| 2,75% | 30.000 | 825 |
| 8% | 15.000 | 1.200 |
| 10% | 8.000 | 800 |
| Total IR | 298.000 | 6.625 |
| Porcentaje IVA | Base IVA | Valor retenido |
|---|---|---|
| 10% | 12.000 | 1.200 |
| 20% | 8.000 | 1.600 |
| 30% | 5.000 | 1.500 |
| 70% | 3.000 | 2.100 |
| 100% | 1.500 | 1.500 |
| Total IVA | 29.500 | 7.900 |
📌 Estos totales son lo que vas a trasladar al formulario 103 (retenciones en la fuente del impuesto a la renta) y a las casillas de retenciones de IVA del formulario 104.
Cuadre con el ATS
El ATS requiere reportar cada comprobante de retención uno a uno. Si tu Excel ya está al detalle, el cuadre es directo:
- El total de retenciones del 103 debe coincidir con la suma de las filas del ATS.
- Cada autorización del comprobante de retención debe estar en la fila correspondiente del ATS.
- El cliente al que retuviste (que es proveedor tuyo) y el comprobante de su factura deben aparecer en la sección de compras del ATS.
Una buena práctica es descargar los comprobantes de retención emitidos del portal del SRI o de tu sistema y validarlos contra el Excel. Si gestionas múltiples RUC, descargar los comprobantes en bloque siguiendo la guía de cómo descargar comprobantes del SRI reduce mucho el tiempo de cuadre.
Cuadre con el formulario 103
El formulario 103 reporta las retenciones efectuadas por el agente de retención en el periodo. Las casillas se organizan por código de retención. La regla de oro: el valor declarado en la casilla correspondiente al código X debe ser igual al total del Resumen del Excel para ese mismo código.
Si la base se infla con comprobantes anulados o si una retención se cargó dos veces por error, el 103 sale distinto al ATS y disparas inconsistencias. Por eso el Excel debe tener la columna de estado siempre actualizada.
Errores frecuentes en el reporte
1. Porcentaje mal aplicado
Aplicar 1% donde correspondía 2% o viceversa. El error es habitual cuando el proveedor cambia de tipo (de persona natural a sociedad) o cuando entra al RIMPE. Revisa el RUC del proveedor antes de aplicar la retención.
2. Comprobantes anulados que se siguen contando
Igual que en las compras: si una retención fue anulada y no la marcas, su valor sigue sumando.
3. Doble carga de la misma retención
Cuando una factura se paga en cuotas, algunos sistemas generan retención por cada cuota en lugar de una sola por la factura completa. Resultado: retenciones duplicadas y un total inflado.
4. Retención IR confundida con retención IVA
Es el error más común para principiantes. La retención del impuesto a la renta se calcula sobre la base imponible; la retención del IVA se calcula sobre el valor del IVA, no sobre la base. Mezclarlas distorsiona ambos totales.
5. Codificación incorrecta
Aplicar el código 303 (servicios entre sociedades) a un pago a persona natural, por ejemplo. El SRI cruza código contra tipo de proveedor y rechaza si no coinciden.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé qué porcentaje aplicar?
Depende del tipo de operación, del tipo de proveedor y del catálogo vigente del SRI. La regla general: si dudas, consulta el catálogo oficial del SRI por código. Aplicar mal genera diferencias en revisión.
¿Las retenciones a contribuyentes RIMPE se reportan igual?
Casi. La factura de un RIMPE Negocio Popular se reporta sin IVA porque no genera. Y según la actividad, puede que no aplique retención en la fuente. Los emprendedores del RIMPE sí generan retenciones normales.
¿Puedo emitir un comprobante de retención sin haber recibido la factura?
No. La retención se emite al momento del pago o registro contable del comprobante de venta, lo que ocurra primero. Sin factura no hay retención.
¿Y si me equivoco al emitir la retención?
Anulas el comprobante de retención original y emites uno nuevo con los valores corregidos. Ambos se reportan en el ATS: el anulado con estado "Anulado" y el nuevo con estado "Autorizado".
¿Las retenciones del 100% en IVA cómo se aplican?
A pagos a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad por servicios profesionales con título universitario, entre otros casos. Verifica el catálogo vigente porque ha cambiado en reformas recientes.
¿Cuánto tiempo guardo los comprobantes de retención?
Igual que cualquier comprobante: 7 años. Tanto los emitidos como los recibidos. Sirven como soporte ante cualquier revisión del SRI.
Conclusión
Un Excel de retenciones bien estructurado por porcentaje y por código resuelve el cierre mensual sin sobresaltos. Si las columnas mínimas están definidas y las fórmulas SUMIFS llevan el Resumen al día, el formulario 103 sale en minutos y el cuadre con el ATS deja de ser un dolor.
Para estudios contables con varios clientes, estandarizar el formato del Excel de retenciones evita que cada miembro del equipo arme el suyo a su manera. Una sola plantilla aplicada a toda la cartera reduce errores y tiempo de revisión.
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