Plantilla Excel libro de compras y ventas SRI Ecuador
El libro de compras y ventas es el registro contable que respalda cada declaración de IVA. Aunque la normativa ya no exige formato físico, el SRI sí espera que el contribuyente obligado a llevar contabilidad tenga el detalle ordenado y disponible ante cualquier revisión. La forma más práctica de mantenerlo es en Excel, con una plantilla estandarizada que se llene mes a mes.
En esta guía vemos cómo armar una plantilla Excel para el libro de compras y ventas alineada con lo que pide el SRI: estructura de hojas, columnas obligatorias, fórmulas básicas y los errores más frecuentes al llevarlo. Sirve tanto para sociedades como para personas naturales obligadas a llevar contabilidad. El objetivo es que tengas una plantilla maestra reutilizable para cada cliente del estudio.
Para qué sirve el libro de compras y ventas
El libro de compras y ventas cumple cuatro funciones que justifican el esfuerzo de mantenerlo al día:
- Soporte de la declaración de IVA (formulario 104). Cada total declarado debe poder rastrearse a una fila del libro.
- Soporte del ATS. El detalle por comprobante del ATS sale directamente del libro.
- Respaldo ante auditoría del SRI. Si llega notificación, el libro es lo primero que se exige.
- Conciliación con estados financieros. Las ventas y compras del libro deben coincidir con los mayores contables.
📌 El libro no es una formalidad: es la fuente única de verdad del contribuyente para la información tributaria del mes. Si el libro está bien, todo lo demás se construye sobre piso firme.
Estructura de hojas de la plantilla
La plantilla mínima tiene cinco hojas:
| Hoja | Contenido |
|---|---|
| Compras | Detalle de comprobantes recibidos |
| Ventas | Detalle de comprobantes emitidos |
| Retenciones | Comprobantes de retención emitidos y recibidos |
| Resumen | Totales por periodo y por tarifa |
| Catálogos | Listas desplegables y códigos de retención |
La hoja Catálogos alimenta listas desplegables en las hojas de detalle para evitar errores de digitación: tipos de comprobante, tarifas vigentes, códigos de retención y formas de pago.
Columnas obligatorias en la hoja Compras
Las columnas mínimas que debe llevar la hoja Compras son las siguientes:
| Columna | Tipo | Notas |
|---|---|---|
| Fecha emisión | Fecha | Del comprobante |
| Fecha registro | Fecha | Cuándo se registró contablemente |
| Tipo comprobante | Texto | Factura, NC, ND, Liquidación, Nota venta RIMPE |
| Establecimiento | Texto | 3 dígitos del punto de emisión |
| Punto de emisión | Texto | 3 dígitos |
| Secuencial | Texto | 9 dígitos |
| Número autorización | Texto | 37 o 49 dígitos del SRI |
| RUC proveedor | Texto | 13 dígitos |
| Razón social | Texto | Nombre del proveedor |
| Tipo proveedor | Texto | Persona natural, sociedad, RIMPE, extranjero |
| Base 0% | Número | |
| Base 12% | Número | Si aplica al periodo |
| Base 15% | Número | |
| IVA pagado | Número | Total del IVA |
| ICE | Número | Si aplica |
| Otros impuestos | Número | Si aplica |
| Total comprobante | Número | Suma final |
| Forma de pago | Texto | Efectivo, transferencia, tarjeta, etc. |
| Retención IR aplicada | Número | Lo que te retuvieron |
| Retención IVA aplicada | Número | Lo que te retuvieron en IVA |
| Da derecho a crédito | Sí/No | |
| Estado | Texto | Autorizado / Anulado |
| Observaciones | Texto | Libre |
Columnas obligatorias en la hoja Ventas
La hoja Ventas refleja todo lo que el contribuyente emite. Las columnas mínimas:
- Fecha de emisión y fecha de registro.
- Tipo de comprobante (Factura, NC, ND, comprobante de exportación).
- Establecimiento, punto de emisión y secuencial.
- Número de autorización.
- RUC e identificación del cliente.
- Tipo de cliente: consumidor final, contribuyente especial, sector público, exportación.
- Base por cada tarifa de IVA.
- IVA generado.
- ICE si aplica.
- Total comprobante.
- Forma de pago.
- Retención de IVA o IR aplicada por el cliente.
- Estado del comprobante (Autorizado / Anulado).
- Observaciones.
📌 Las ventas a consumidor final generalmente se reportan agrupadas en el ATS, pero en el libro conviene tenerlas una a una para reconstruir si el SRI lo pide. La diferencia es de detalle, no de obligación.
Fórmulas clave en la hoja Resumen
La hoja Resumen consolida todo lo que necesitas para declarar y para conciliar contabilidad.
Totales de ventas por tarifa
=SUMIFS(Ventas!K:K, Ventas!S:S, "Autorizado")
Donde K:K es la base 15% y S:S es Estado. Repites para 0%, 12% si aplica al periodo y otras tarifas vigentes.
Totales de compras con derecho a crédito
=SUMIFS(Compras!N:N, Compras!T:T, "Sí", Compras!U:U, "Autorizado")
Donde N:N es la base 15% de compras, T:T es "Da derecho a crédito" y U:U es Estado.
Total IVA generado vs IVA pagado
IVA causado = SUMA(IVA generado ventas) - SUMA(IVA pagado compras con crédito)
Validación de cuadre
=SI(IVA_causado - Retenciones_IVA_recibidas - Credito_anterior <> IVA_104, "Descuadre", "OK")
Compara el cálculo del Resumen contra lo declarado en el formulario 104.
Plantilla del Resumen periodo a periodo
| Periodo | Total ventas | Total compras | IVA generado | IVA crédito | Retenciones IVA recibidas | IVA a pagar / a favor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Enero 2026 | 80.000 | 50.000 | 12.000 | 7.500 | 1.500 | 3.000 |
| Febrero 2026 | 90.000 | 55.000 | 13.500 | 8.250 | 1.800 | 3.450 |
| Marzo 2026 | 75.000 | 48.000 | 11.250 | 7.200 | 1.200 | 2.850 |
Con esta vista, una sola fila por mes resume la situación del contribuyente. Combinado con el detalle de las hojas Compras y Ventas, el libro queda completo y auditable.
Errores frecuentes al llevar el libro
1. Capturar el RUC como número
Excel quita los ceros a la izquierda y el RUC 0102345678001 se vuelve 102345678001. La columna debe estar formato texto desde el inicio.
2. No marcar comprobantes anulados
Si una factura se anuló y no se marca, sus totales siguen sumando. Cada vez que se anule un comprobante, el contador debe entrar al libro y actualizar la fila.
3. Olvidar las notas de crédito
Las NC reducen base e IVA. Si se omiten, los totales del libro quedan inflados y desalineados con el portal del SRI.
4. Mezclar periodos
Capturar facturas de marzo en el libro de febrero porque se registraron tarde. Hay que respetar la fecha de emisión (no la de registro) para determinar en qué periodo entra cada comprobante al libro tributario.
5. Dos libros para el mismo cliente
Cuando el equipo crece, a veces dos miembros llevan libros paralelos del mismo cliente sin saberlo. Resultado: descuadre y discusiones internas. Centralizar el libro en una sola fuente accesible para todo el equipo evita este caos.
Cómo se alimenta el libro
Hay tres caminos típicos para alimentar el libro mes a mes:
Camino 1: captura manual
Para volúmenes bajos (menos de 30 comprobantes mensuales) la captura manual funciona. Cada factura recibida o emitida se carga a mano en la fila correspondiente del libro.
Camino 2: importación desde sistema contable
Si tienes sistema contable, exportas en CSV o Excel y pegas en el libro. Funciona bien si el sistema entrega los campos en el mismo orden que tu plantilla.
Camino 3: desde XML del SRI
El camino más sólido. Los XML del SRI contienen toda la información estructurada: tarifas, autorizaciones, RUC, totales. Procesar los XML y volcarlos a Excel es la forma con menos errores de captura.
📌 Si previamente descargaste los comprobantes del SRI y un proceso automatizado los volcó al Excel con IVA desglosado por tarifa, el libro queda casi listo de fábrica. Lo que resta es cuadrar contra contabilidad y verificar el estado de cada comprobante.
Cuándo y cómo cerrar el libro
El cierre del libro debe coincidir con el cierre de la declaración. Una vez declarado el formulario 104 y enviado el ATS del periodo, el libro de ese periodo debe quedar bloqueado para evitar modificaciones posteriores.
Recomendaciones operativas:
- Guarda una copia del libro del periodo justo después de declarar.
- Nombra el archivo con el patrón
{RUC}_libro_compras_ventas_{año}_{mes}.xlsx. - Archiva junto al CEP y al ATS del periodo.
- Conserva por al menos 7 años según la normativa.
Preguntas frecuentes
¿El libro de compras y ventas es obligatorio?
Para contribuyentes obligados a llevar contabilidad, sí. Para personas naturales no obligadas, no es exigible en formato específico pero conviene tenerlo para sustentar declaraciones y cualquier revisión futura.
¿En qué se diferencia del ATS?
El ATS es un anexo que se envía al SRI cada mes con el detalle del periodo. El libro es un registro interno del contribuyente que sustenta el ATS y la declaración. El SRI recibe el ATS; el libro vive en tu computadora.
¿Puedo usar contabilidad en línea o software contable?
Sí, y muchos lo hacen. El libro en Excel es una alternativa accesible cuando no hay presupuesto para sistema o cuando el cliente es pequeño. Lo importante es que la información esté completa y auditable.
¿Cómo manejo las importaciones en el libro?
Conviene una columna o pestaña adicional para importaciones, con número de DAE, base CIF, IVA aduanero pagado y agente afianzado. Esos totales se trasladan a casillas específicas del formulario 104.
¿El libro lleva las retenciones?
Las retenciones se reportan en una hoja separada de la plantilla. Tanto las que tú aplicas (cuando actúas como agente de retención) como las que te aplican tus clientes. Ambas son insumo del ATS y del formulario 103.
¿Cuánto tiempo guardo el libro?
7 años después de presentada la última declaración del ejercicio. Es el plazo general de prescripción de obligaciones tributarias en Ecuador.
Conclusión
Una plantilla Excel bien estructurada para el libro de compras y ventas es la base sobre la que se construye todo el cierre tributario mensual. Con las columnas correctas, el estado de cada comprobante actualizado y las fórmulas del Resumen calculando totales por tarifa, el formulario 104, el formulario 103 y el ATS salen casi mecánicamente.
Para estudios contables con varios clientes, una plantilla maestra duplicada por cada RUC convierte el cierre mensual en un proceso predecible: cualquier miembro del equipo puede tomar el libro y avanzar sin curva de aprendizaje. Si los datos llegan del SRI con IVA desglosado, el libro se carga en minutos en lugar de horas.
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