Formulario 104 IVA Ecuador: guía completa para declarar
El formulario 104 IVA es la declaración mensual de impuesto al valor agregado para sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad en Ecuador. Aunque su estructura no cambia mucho año a año, las casillas se acumulan rápido —pasan de 800 entre IVA en ventas, IVA en compras, retenciones, crédito tributario, factor de proporcionalidad y casillas informativas— y un error en una de ellas puede arrastrar a las otras.
En esta guía vemos cómo se llena el formulario 104 paso a paso, qué información necesitas tener lista antes de abrir el formulario online y cuáles son los errores que el SRI rechaza con más frecuencia. Si manejas varios clientes en un estudio contable, también vas a encontrar recomendaciones para acelerar el flujo de armado mes a mes.
Qué es el formulario 104 IVA
El formulario 104 es la declaración de Impuesto al Valor Agregado (IVA) que presentan los contribuyentes obligados a llevar contabilidad y las sociedades en Ecuador. Reporta:
- Las ventas del periodo gravadas con cada tarifa de IVA (0%, 5%, 8%, 12%, 13%, 15% según corresponda al mes declarado).
- Las compras y adquisiciones del periodo y el IVA pagado.
- El IVA retenido por agentes de retención.
- El crédito tributario acumulado y aplicado.
- El factor de proporcionalidad cuando aplica a contribuyentes con ventas mixtas.
- El impuesto a pagar o saldo a favor del contribuyente.
Para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad existe el formulario 104A, una versión simplificada. El régimen RIMPE Emprendedor presenta el formulario 104 con esquema simplificado. El RIMPE Negocio Popular no presenta IVA mensual.
📌 El formulario 104 es mensual si tienes ventas o adquisiciones gravadas con tarifa distinta de 0% en el periodo. Si todas tus operaciones son con tarifa 0%, puedes acogerte al esquema semestral previa actualización del RUC.
Cuándo presentar el formulario 104
El plazo sigue la regla del noveno dígito del RUC y vence el último día del mes siguiente al periodo declarado. Es el mismo calendario que aplica al ATS y al formulario 103 de retenciones, así que en la práctica los tres se preparan juntos.
| Noveno dígito | Día máximo |
|---|---|
| 1 | 10 |
| 2 | 12 |
| 3 | 14 |
| 4 | 16 |
| 5 | 18 |
| 6 | 20 |
| 7 | 22 |
| 8 | 24 |
| 9 | 26 |
| 0 | 28 |
Si el día máximo cae en fin de semana o feriado, se traslada al siguiente día hábil. Para el calendario mes a mes, revisa la guía de cuándo presentar el ATS, que comparte fechas con el 104.
Información que necesitas antes de abrir el formulario
Lo más eficiente es abrir el formulario sólo cuando ya tienes todo cargado en Excel. Estos son los datos mínimos:
Por ventas
- Total facturado por cada tarifa de IVA del periodo.
- Total de IVA cobrado en ventas.
- Ventas a contribuyentes especiales, sector público y exportaciones (van en casillas separadas).
- Notas de crédito y notas de débito emitidas, con su impacto en base imponible e IVA.
Por compras
- Total de adquisiciones por cada tarifa de IVA.
- Total de IVA pagado en compras.
- Distinción entre compras locales e importaciones.
- Compras con derecho a crédito tributario y sin derecho (gastos personales no deducibles, por ejemplo).
- Compras a contribuyentes RIMPE Negocio Popular (tienen tratamiento especial).
Por retenciones
- Retenciones de IVA que te efectuaron tus clientes (lo encuentras en los comprobantes de retención que te emitieron).
- Retenciones de IVA que tú efectuaste y reportarás en el formulario 103.
Saldos acumulados
- Crédito tributario del periodo anterior pendiente de aplicar.
- Retenciones acumuladas no aplicadas en periodos previos.
Cómo se llena el formulario 104 paso a paso
Paso 1 — Ingresar a SRI en Línea
Entra a sri.gob.ec con RUC y clave del contribuyente, ve a Declaraciones → Declaración de Impuestos → Formulario 104 y selecciona el periodo fiscal correspondiente.
Paso 2 — Sección de ventas
Aquí cargas los totales facturados en el mes desglosados por tarifa. Las casillas más importantes:
| Casilla aproximada | Concepto |
|---|---|
| 401 | Ventas locales gravadas con tarifa 12% / 15% (base imponible) |
| 403 | Ventas locales gravadas con tarifa 0% |
| 404 | Ventas no objeto de IVA |
| 405 | Exportaciones de bienes |
| 411 | Total ventas |
| 421 | IVA generado en ventas |
📌 Las casillas exactas pueden cambiar según el periodo declarado y las reformas tributarias vigentes. Verifica siempre la versión actual del formulario en SRI en Línea antes de cargar.
Paso 3 — Sección de compras y adquisiciones
Aquí cargas las compras del periodo desglosadas por tarifa y por derecho al crédito tributario. Es la sección donde más se confunden los contadores nuevos porque hay que distinguir:
- Compras con derecho a crédito tributario (las que financian la actividad gravada con IVA).
- Compras sin derecho a crédito tributario (gastos personales no deducibles, por ejemplo).
- Compras destinadas a ventas con tarifa 0% (entran al cálculo de proporcionalidad).
Paso 4 — Resumen impositivo
El formulario calcula automáticamente:
- IVA causado = IVA en ventas menos IVA en compras con derecho.
- Crédito tributario aplicable según factor de proporcionalidad.
- Impuesto a pagar o saldo a favor del periodo.
Paso 5 — Aplicar retenciones que te efectuaron
Si tus clientes te retuvieron IVA, esos valores reducen el impuesto a pagar. Los cargas en la sección de retenciones que le efectuaron y, si superan el impuesto causado, generan crédito por retenciones que arrastras al periodo siguiente.
Paso 6 — Revisar y enviar
Antes de enviar, revisa:
- Que el total de ventas cuadre con el detalle del ATS.
- Que el total de compras coincida con los XML descargados del SRI.
- Que los saldos arrastrados del periodo anterior estén bien capturados.
Una vez enviado, el SRI emite el comprobante de declaración (CEP) que debes archivar.
Crédito tributario y factor de proporcionalidad
Cuando un contribuyente vende bienes o servicios gravados con tarifa 12%/15% y también con tarifa 0%, no puede tomar como crédito tributario todo el IVA pagado en compras: sólo la proporción que corresponde a las ventas gravadas con tarifa distinta de 0%.
El factor de proporcionalidad se calcula así:
Factor = Ventas con tarifa distinta de 0% / Total de ventas del periodo
Si el factor es 0,80, sólo el 80% del IVA en compras se puede tomar como crédito tributario. El 20% restante es costo o gasto.
⚠️ El factor de proporcionalidad se aplica mes a mes y se recalcula con el factor anual al cierre del ejercicio. Llevarlo desordenado durante el año genera reliquidaciones dolorosas en diciembre.
Cuándo no se aplica el factor
- Si vendes 100% con tarifa gravada distinta de 0%, no aplica.
- Si vendes 100% con tarifa 0%, no aplica (no hay IVA en ventas para acreditar).
- Si llevas contabilidad de costos separada por línea de negocio y puedes identificar a qué línea pertenece cada compra, puedes aplicar crédito tributario directo en lugar de proporcionalidad.
Errores frecuentes que el SRI rechaza
1. Ventas declaradas distintas a las del ATS
Es el rechazo más común. Si en el 104 declaras 100.000 USD en ventas y en el ATS declaras 105.000 USD, el SRI marca inconsistencia. La causa típica: notas de crédito mal capturadas o ventas a consumidor final omitidas.
2. IVA en compras sin sustento
El SRI exige que cada peso de IVA acreditado tenga un comprobante electrónico válido. Si declaras crédito por compras sin XML respaldatorio o con XML anulado, el SRI te lo glosará en una revisión posterior.
3. Aplicación incorrecta del factor de proporcionalidad
Aplicar el 100% del IVA en compras cuando tienes ventas mixtas. El sistema lo deja pasar al momento de declarar, pero genera diferencia en la declaración anual de proporcionalidad y multa.
4. Periodo equivocado
Declarar enero pensando que era febrero. Pasa más de lo que parece en los días siguientes al cambio de mes. Antes de enviar, verifica que la casilla de "Periodo" diga el mes correcto.
5. No declarar habiendo presentado en cero
Si tuviste un mes sin movimientos, igual debes presentar el formulario en cero. La omisión genera multa automática.
Preguntas frecuentes
¿Puedo declarar el 104 si todavía no tengo el ATS listo?
Sí, pero no es recomendable. Es mejor armar primero el detalle del ATS, verificar que los totales cuadran y recién entonces cargar el 104. Así evitas inconsistencias entre ambos.
¿Qué pasa si declaro y luego me doy cuenta de un error?
Puedes presentar una declaración sustitutiva del formulario 104. Si la sustitutiva aumenta el impuesto a pagar, se generan intereses sobre la diferencia. Si reduce el impuesto, se solicita devolución o se aplica como crédito al siguiente periodo.
¿Cómo se aplica el crédito por retenciones de IVA?
Las retenciones de IVA que te efectuaron tus clientes se aplican primero contra el IVA a pagar del periodo. Si sobra, queda como crédito por retenciones acumuladas que arrastras al siguiente periodo hasta agotarlo o solicitarlo en devolución.
¿Qué pasa si pago tarde?
Sobre el impuesto causado se aplican intereses de mora calculados por el SRI con la tasa publicada cada trimestre, más multa por declaración tardía. Conviene presentar a tiempo aunque no puedas pagar ese mismo día.
¿La declaración 104 incluye los gastos personales?
No. Los gastos personales son rebajas del impuesto a la renta y entran en el formulario 102 anual, no en el 104. No los cargues en compras del 104 porque el SRI los glosará.
¿Puedo declarar el 104 desde el celular?
El portal del SRI tiene una versión móvil, pero la carga del formulario 104 es más práctica desde computador por la cantidad de casillas. Si manejas cartera de clientes, lo recomendable es trabajar con Excel desglosado y subir desde escritorio.
Conclusión
El formulario 104 IVA es uno de los formularios más recurrentes del calendario tributario ecuatoriano. Llenarlo a mano es factible pero lento, y los errores se concentran en casillas que se podrían precalcular desde un Excel base. Si los comprobantes ya vienen descargados con el IVA desglosado por tarifa, lo único que queda es trasladar totales al formulario.
Para estudios contables con varios clientes, la diferencia entre un proceso ordenado y uno improvisado se mide en horas perdidas el último día del plazo.
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